Leltározás, készletnyilvántartás fogalma:
Tételes kimutatás, amely az eszközök és források valóságában is meglévő állományát - mennyiségét és értékét - egy meghatározott időpontra vonatkoztatva ellenőrizhető módon tartalmazza. Ennek elvégzése a leltározás.
A gazdálkodó szervezetek minden év december 31-i fordulónappal a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat leltározni kötelesek. A leltár számviteli okmány, szigorú számadású bizonylat.
A leltár alaki követelményei:
- a bizonylatok és dokumentációk kitöltése,
- a szükséges záradékok csatolása,
- a leltározási okmányok aláírása.
Minden leltárnak tartalmaznia kell:
- a leltárfelvétel helyének megjelölését,
- megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltározási fordulónapot,
- a leltározott eszközök és források, ill. azok csoportjainak szabatos meghatározását,
- a felhasznált bizonylatok sorszámát,
- a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét,
- a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) tételes kimutatását,
- a leltározást végrehajtó és ellenőrző személyek, valamint a számadásra kötelezett személy aláírását.
Leltározási szabályzat: minden költségvetési szervnél a leltározási kötelezettség egységes elvek alapján kerüljön végrehajtásra.
A leltározás célja:
- Az éves beszámoló tételeinek alátámasztása, mérleg valódiságának biztosítása
- A vagyon védelme, az anyagi felelősök elszámoltatása
- A főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzése, a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése,
- Az eltérések kimutatása, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetének megfelelő rendezése
- Csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása.
Leltározás folyamata:
A leltározási szabályzat alapján minden évben a leltározás megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell készíteni. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével és értékelésével, valamint ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett időpontját, továbbá a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyek megnevezését. A leltározási ütemtervben megjelölt körzetekben a leltározást a szervezet vezetője által kiadott leltározási utasításban rendeli el.
Leltározási körzet:
Leltározási körzetnek tekintjük a fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható területeket.
A leltározás időpontja A leltározás elvégezhető folyamatosan, vagy fordulónappal.
A leltár típusai
Vagyonmegállapító leltár, amely az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció.
Az átadó-átvevő leltár, amely az anyagilag felelős dolgozó(k) személyében bekövetkezett változáskor készül.
Az idegen leltár.
A leltározás nyomtatványai:
Leltározási ütemterv, Leltározási utasítás, Megbízólevél, Leltárfelvételi ív, Leltárfelvételi jegy, Leltárkülönbözeti jegyzőkönyv, Leltárjegyzőkönyv, Selejtezési, leértékelési jegyzőkönyv, Nyilatkozatok a szabályszerűségről
A készletnyilvántartás célja:
Az eszközök és források állományváltozásainak folyamatos nyomon követése. A leltár kiinduló dokumentuma.
Készletnyilvántartás módja:
- Számítógépes
- közvetlen (az állományváltozással egy időben történik a számítógépes rögzítés)
- közvetett (a kézzel kiállított bizonylatokat meghatározott időközönként rögzítik)
- Készletnyilvántartó karton
Készletnyilvántartás nyomtatványai:
Raktári nyilvántartó karton, Szállítólevél, Anyag-eszköz bevételezési bizonylat, Készlet átadási-átvételi bizonylat, Anyag kivételezési bizonylat, Áru-visszavételezési bizonylat, Káreseti jegyzőkönyv